โปรแกรมบัญชี มีประโยชน์อย่างไร
ในปัจจุบันต้องยอมรับว่าไม่ว่าจะเป็นธุรกิจส่วนตัว บริษัทน้อยใหญ่ เริ่มให้ความนิยมและสนใจในการนำโปรแกรมบัญชีมาใช้กันเป็นจำนวนมาก โดยมีตั้งแต่ โปรแกรมบัญชีประเภทที่รองรับการบันทึกบัญชีและทำงบการเงินเพียงอย่างเดียว ประเภทที่ระบบการขาย ออกใบกำกับสินค้า ฯลฯ แต่รู้หรือไม่ว่าโปรแกรมบัญชีนั้นไม่มีเพียงประโยชน์บันทึกรายรับรายจ่าย การซื้อสินค้า แต่โปรแกรมบัญชีมีดีมากกว่านั้น ซึ่งประโยชน์ของโปรมแกรมบัญชีมีดังต่อไปนี้
- สามารถทำให้เกิดความถูกต้องและแม่นยำ แถมยังไม่ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
- ในขณะที่ทำรายการ หากจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน ทางโปรแกรมจะไม่ทำการบันทึกให้ ทำให้ต้องมีการแก้ไขตัวเลขใหม่ที่ถูกต้องก่อน โปรแกรมจึงจะทำการบันทึกข้อมูล
- สามารถทำรายงานได้ทันทีทั้งรายงานปัจจุบัน และรายงานย้อนหลัง โดยไม่จำเป็นที่จะต้องใช้เวลานาน
- สามารถบันทึกรายวันได้ โดยไม่ต้องทำการยอดยกมา และสามารถขอดูงบการเงินได้ทันที ที่มีข้อมูลหลัก และข้อมูลรายวันที่เป็นไปตามความต้องการของฝ่ายบริหารหรือฝ่ายต่างๆที่ต้องการ
- สามารถเปรียบเทียบข้อมูลบัญชีรายรับรายจ่ายได้ย้อนหลังถึง 5 ปี แถมยังเป็นทั้งแบบที่เป็นข้อมูลจริงและงบประมาณ
- สามารถที่จะกำหนดรหัสผ่านของแต่ละบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวน และสามารถโอนย้ายข้อมูลในส่วนของกระดาษทำการและงบทดลองไปยังโปรแกรมเพื่อสร้างกราฟได้
- ช่วยในจัดเก็บข้อมูลต่างๆภายในสำนักงานให้เป็นไปอย่างมีระเบียบ ที่สำคัญสามารถที่จะเรียกใช้ข้อมูลได้ทันทีตามที่ต้องการ โดยไม่จำเป็นที่จะต้องมานั่งพลิกแฟ้มเพื่อตรวจสอบเอกสารกันอีกต่อไป
- ช่วยลดความยุ่งยากและซ้ำซ้อนในการจัดเก็บสำเนาเอกสารบัญชีรายรับรายจ่าย ซึ่งหากมีโปรมแกรมนี้แล้วในแต่ละเดือนก็จะมีฐานข้อมูล ที่เราพร้อมจะนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที
นอกจากนี้แล้วโปรแกรมบัญชี บางโปรแกรมยังสามารถคำนวณในเรื่องของภาษีได้อีกด้วย เปลี่ยนเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่ายเพียงแค่คลิ้ก อย่างเช่น
- ในกรณีที่ทางสรรพากร ต้องการข้อมูลเพื่อตรวจสอบรายการการยื่นภาษี เพียงแต่พิมพ์รายการสรุปแบบการยื่นภาษีจากโปรแกรม เพียงเท่านี้เราก็สามารถที่จะให้คำตอบกับทางสรรพากรได้แล้ว
- ในกรณีที่ต้องการเรียกรายงานการยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้าบัญชีทางบริษัทในแต่ละราย แต่ละเดือน ปี ก็สามารถที่จะทำการตรวจสอบความแม่นยำและถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว มีการนำมาใช้เปรียบเทียบความถูกต้องของการบันทึกบัญชี ยอดซื้อ ยอดขาย ภาษีซื้อ ภาษีขาย และที่สำคัญมีรายงานการสรุปการยื่นแบบภาษี เรื่องนี้จะกลายเป็นเรื่องง่ายทันที เมื่อมีโปรแกรมบัญชี
- เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการค้นหาข้อมูลแบบภาษีที่ยื่นไปแล้ว ซึ่งเราสามารถที่จะค้นหาแบบภาษีที่ยื่นไปในเดือนก่อนๆได้ทันทีที่เพียงแค่คลิ๊ก
นี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้นที่เรานำมาเสนอในวันนี้ เพราะฉะนั้นจะเห็นได้ว่าโปรแกรมบัญชีนั้นมีประโยชน์มากมายหลากหลายหลาย ทั้งไม่ว่าจะเป้ฯการช่วยลดเวลา ลดปริมาณคนในการทำงาน สรุปยอดหรือบัญชีได้อย่างง่ายเพียงแค่ใช้เวลาไม่กี่นาที ไม่จำเป้ฯต้องค้นหาแฟ้มให้ยากเมื่อมีฐานข้อมูล สามารถใช้ได้หลายๆบัญชีในโปรแกรมเดียวกันด้วยการตั้งรหัสผ่านของผู้ใช้ แถมยังสามารถช่วยลดโอกาสเสี่ยงที่จะทำให้ข้อมูลรั่วอีกด้วย จัดได้ว่าเป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์มากๆสำหรับใครที่ไม่มีเวลา ต้องการความแม่นยำและถูกต้อง นอกจากนี้แล้วหากเป็นโปรแกรมบัญชีที่สามารถช่วยคำนวณภาษีได้ ยิ่งทำให้คุณสบายยิ่งขึ้น เพราะเพียงแค่คลิกฐานข้อมูลทั้งหมดก็จะพร้อมทันที ส่วนบริษัทใหญ่โปรแกรมนี้ก็จะยิ่งทำให้การยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มทันที
ดังนั้นจะเห็นได้ว่าโปรแกรมบัญชีไม่ได้มีเพียงแค่ใช้ในการบันทึกรายรับรายจ่ายเท่านั้น แต่ยังสามารถเพิ่มความสะดวกให้กับทางบริษัทในหลายๆด้านอีกด้วย ส่วนใครที่กำลังตัดสินใจในการเลือกใช้โปรแกรมบัญชี หวังว่าสิ่งที่เรานำมาเสนอวันนี้จะสามารถช่วยทำให้ตัดสินใจในการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีได้ แต่อย่างไรก็ดีในปัจจุบันนี้มีโปรแกรมบัญชีจำนวนมากให้เลือกใช้ ซึ่งทางบริษัทหรือคนที่ใช้เองจะต้องรู้จุดประสงค์ก่อนว่าจะนำโปรแกรมบัญชีนี้ไปใช้ประโยชน์ในด้านใดบ้าง ธุรกิจเป็นขนาดเล็กหรือใหญ่ เป็นธุรกิจประเภทใด เพราะจะต้องทำไปเปรียบเทียบกับโปรแกรม เนื่องจากหากเลือกใช้โปรแกรมบัญชีผิดจุดประสงค์อาจส่งผลทำให้การใช้โปรแกรมนั้นไม่เกิดประโยชน์สูงสุดก็เป็นไปได้ ทั้งนี้เพื่อเกิดประโยชน์สูงสุดก็ควรที่จะทำการศึกษาเกี่ยวกับตัวโปรแกรมและวิธีการใช้ให้ถูกต้องให้ดีเสียก่อน หากไม่ทราบรายละเอียดก็ให้หาข้อมูลต่างๆเพิ่มเติม เพื่อที่จะได้นำข้อมูลต่างๆเหล่านั้นมาช่วยในการตัดสินใจในการใช้โปรแกรมบัญชีในแต่ละแบบ อย่างที่กล่าวมาคือ ในปัจจุบันนั้นมีโปรแกรมจำนวนมากให้เลือกใช้และมีการแบ่งการใช้งานออกเป็นหลายประเภทนั้นเอง ดังนั้นการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับองค์กรธุรกิจ จึงถือว่าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อความมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลในด้านงานของงานบัญชี เพราะหากการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสมกับงาน อาจส่งผลทำให้เกิดความความสูญเสียทั้งเงินและเวลาได้
